gemäß Art. 13 DSGVO – KI-gestützter Telefonassistent von Brandt Haustechnik GmbH
Geltungsbereich: Diese Hinweise gelten, wenn Sie Brandt Haustechnik GmbH anrufen und wir nicht selbst abnehmen können oder besetzt ist. Ihr Anruf wird dann von unserem KI-gestützten Telefonassistenten angenommen. Für den Besuch unserer Website gilt unsere allgemeine Datenschutzerklärung.
Das Wichtigste in Kürze: Sie sprechen mit einer KI, nicht mit einem Menschen; niemand hört live mit. Ihre Angaben verwenden wir nur, um Ihr Anliegen zu bearbeiten, etwa für einen Termin oder eine Rückmeldung. Die Aufnahme des Gesprächs wird nicht dauerhaft gespeichert; eine Mitschrift ohne Namen, Telefonnummern und Adressen bewahren wir 7 Tage zur Qualitätssicherung auf. Möchten Sie nicht mit dem Assistenten sprechen, sagen Sie es einfach – dann fragt er nichts mehr ab und verbindet Sie während unserer Geschäftszeiten direkt mit uns. Beteiligt sind technische Dienstleister in der EU und in den USA.
Brandt Haustechnik GmbH
Am Kaiserstuhlblick 7
79111 Freiburg im Breisgau
Telefon: +49 761 4588120
E-Mail: felix@kalendria.org
Für Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter felix@kalendria.org oder +49 761 4588120.
Zu Beginn des Gesprächs teilt Ihnen der Assistent mit, dass Sie mit einem KI-Assistenten sprechen und dass das Gespräch aufgezeichnet und als Mitschrift gespeichert wird. Er wandelt Ihre Sprache automatisch in Text um, formuliert seine Antworten mit einem KI-Sprachmodell und spricht sie mit einer künstlichen Stimme.
Der Assistent kann für Sie Termine in unserem Kalender eintragen, finden, verschieben und absagen, Ihr Anliegen an unser Team weitergeben und Sie während unserer Geschäftszeiten mit einem Mitarbeiter verbinden. Dem Mitarbeiter teilt er vorher in einem Satz mit, wer anruft und worum es geht. Bei Gasgeruch gibt er Ihnen Sicherheitshinweise, nennt Ihnen die Störungsnummer des örtlichen Gasnetzbetreibers und meldet uns den Vorfall.
Liegt Ihre Adresse außerhalb unseres Einsatzgebiets oder gehört Ihr Anliegen nicht zu unseren Leistungen, teilt der Assistent Ihnen das mit. Bei einer technischen Störung des Assistenten wird Ihr Anruf automatisch direkt an uns weitergeleitet.
Fragen Sie den Assistenten nach dem Datenschutz, bietet er an, Ihnen den Link zu diesen Hinweisen per SMS zu schicken. Auf Ihren Wunsch geht die SMS an Ihre deutsche Mobilfunknummer, von der aus Sie anrufen. Sie kommt vom Absender „Kalendria“, unserem Dienstleister (Ziffer 6), und enthält nur unseren Namen und den Link. Rufen Sie aus dem Festnetz, mit einer ausländischen oder mit unterdrückter Nummer an, nennt er Ihnen die Internetadresse dieser Hinweise. Möchten Sie Auskunft über Ihre Daten, deren Löschung oder Berichtigung, gibt der Assistent Ihr Anliegen an uns weiter.
Sie können der Gesprächsführung durch den Assistenten jederzeit widersprechen – zu Beginn oder mitten im Gespräch. Sagen Sie dazu einfach, dass Sie keine Aufzeichnung möchten. Der Assistent fragt dann keine weiteren Angaben ab, und von diesem Gespräch wird keine Mitschrift aufbewahrt. Während unserer Geschäftszeiten verbindet er Sie direkt mit unserem Team und verlässt dabei das Gespräch. Außerhalb unserer Geschäftszeiten nennt er Ihnen eine Rufnummer, unter der Sie uns direkt erreichen, und sagt Ihnen, wann wir wieder für Sie da sind.
Wir fragen keine Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten ab. Bitte nennen Sie solche Angaben nur, wenn sie für Ihr Anliegen wirklich nötig sind (siehe Ziffer 5 e).
a) Gesprächsführung durch den Assistenten. Annahme und Führung des Gesprächs einschließlich Spracherkennung, Sprachmodell, künstlicher Stimme, technischer Aufnahme während des Gesprächs und Weiterleitung Ihres Anrufs bei einer Störung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, für unsere Kunden telefonisch zuverlässig erreichbar zu sein, auch wenn gerade niemand abnehmen kann, und Anliegen zügig zu bearbeiten. Sie können jederzeit widersprechen (Ziffer 3).
b) Bearbeitung Ihres Anliegens. Termine eintragen, verschieben oder absagen, Anfragen an unser Team weitergeben und Sie mit einem Mitarbeiter verbinden, einschließlich der kurzen Übergabe-Information. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage oder zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist.
c) Gasgeruch und andere Gefahren. Sicherheitshinweise und dringende Meldung des Vorfalls an uns. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO (Schutz lebenswichtiger Interessen).
d) Qualitätssicherung und Fehlerbehebung. Aufbewahrung der bereinigten Mitschrift und Zusammenfassung für 7 Tage, technische Fehlerprotokolle und Überwachung, ob der Assistent technisch richtig funktioniert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, Fehler des Assistenten zu erkennen und zu beheben, damit Anliegen richtig bearbeitet werden.
e) Besondere Kategorien personenbezogener Daten. Teilen Sie uns von sich aus Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien mit, zum Beispiel weil Sie ein barrierefreies Bad benötigen, verarbeiten wir diese zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Solche Angaben werden nicht automatisch aus der Mitschrift entfernt und können deshalb in der bereinigten Mitschrift ohne Namen und Telefonnummern enthalten sein, die wir 7 Tage zur Qualitätssicherung aufbewahren (Ziffer 5 d). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
f) Datenschutzanfragen. Zusendung des Links zu diesen Datenschutzhinweisen per SMS auf Ihren Wunsch und Weitergabe Ihrer Anfragen zu Auskunft, Löschung oder Berichtigung an uns. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 12, 13 und 15 bis 17 DSGVO (Erfüllung unserer Informationspflichten und Ihrer Rechte).
Ihre Angaben erhalten die Mitarbeiter von Brandt Haustechnik GmbH, die Ihr Anliegen bearbeiten. Termine werden in unseren Kalender (Microsoft 365) eingetragen; Ihr Anliegen erreicht uns per E-Mail.
Für Einrichtung und Betrieb des Telefonassistenten setzen wir Felix Oskar Griebeler (Kalendria), Frankfurt am Main, als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein. Kalendria handelt ausschließlich nach unseren Weisungen und setzt mit unserer Genehmigung folgende Unterauftragsverarbeiter ein:
Eine Weitergabe an sonstige Dritte findet nicht statt, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet. Ihre Daten werden nicht verkauft und nicht für Werbung verwendet.
Einige der genannten Dienstleister verarbeiten Daten auch in den USA. Die Übermittlung an Retell AI erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO); Retell ist verpflichtet, die von ihm eingesetzten Dienstleister entsprechend abzusichern. Twilio ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss, Art. 45 DSGVO); ergänzend bestehen genehmigte verbindliche interne Datenschutzvorschriften (Binding Corporate Rules, Art. 47 DSGVO) und EU-Standardvertragsklauseln. Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss, Art. 45 DSGVO); ergänzend gelten EU-Standardvertragsklauseln. Eine Kopie dieser Garantien erhalten Sie auf Anfrage über die Kontaktdaten in Ziffer 1.
Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns Ihre Daten mitzuteilen. Ohne Name, Telefonnummer und – bei Terminen – Adresse können wir Ihr Anliegen jedoch nicht bearbeiten. Sie können uns jederzeit auch ohne den Assistenten erreichen (Ziffer 3).
Der Assistent trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO). Ein Profiling findet nicht statt. Teilt Ihnen der Assistent mit, dass Ihre Adresse außerhalb unseres Einsatzgebiets liegt oder ein Termin nicht möglich ist, können Sie sich jederzeit direkt an uns wenden.
Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO), auf Löschung (Art. 17 DSGVO), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Wenden Sie sich dazu an die Kontaktdaten in Ziffer 1. Sie können Ihr Anliegen auch dem Telefonassistenten nennen; er gibt es an uns weiter. Wir beantworten Ihr Anliegen innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO) und können Sie dafür bitten, Ihre Identität zu bestätigen, zum Beispiel über die Telefonnummer, mit der Sie angerufen haben.
Die bereinigte Mitschrift enthält keine Namen oder Telefonnummern. Wir können sie deshalb in der Regel keiner Person zuordnen (Art. 11 DSGVO); nach 7 Tagen wird sie automatisch gelöscht.
Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Ziffer 5 a und d), haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Am einfachsten widersprechen Sie direkt im Gespräch, indem Sie sagen, dass Sie keine Aufzeichnung möchten (Ziffer 3). Sie können uns Ihren Widerspruch auch jederzeit über die Kontaktdaten in Ziffer 1 mitteilen.
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere bei der für uns zuständigen Behörde: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Heilbronner Straße 35, 70191 Stuttgart.
Wir passen diese Hinweise an, wenn sich der Telefonassistent oder die beteiligten Dienstleister ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.
Stand: 13.10.2026